La réalisation des missions occasionne de nombreuses dépenses, pour le consultant porté comme pour le freelance. Comment fonctionnent ces frais en portage salarial ? Qui les prend en charge ? Quels frais déduire pour le consultant porté et surtout comment se les faire rembourser ? Ces questions méritent des éclaircissements pour éviter de mauvaises surprises dans votre activité d’indépendant.
La question des frais est une problématique à ne surtout pas négliger dès lors que vous souhaitez vous mettre à votre compte. En effet, ces dépenses sont nécessaires pour mener à bien vos missions. Il existe 2 types de frais professionnels en portage salarial :
Ces frais sont directement liés à la réalisation de votre mission. Il s’agit des frais de déplacements, d’hébergement, de repas, etc. Ils peuvent également comprendre l’achat de matériel nécessaire au déroulement de la mission. La documentation laissée au client fait partie de la liste.
Pour que ces frais soient effectivement pris en charge par le client, ils doivent être négociés au préalable avant le début de votre mission. Ils figureront ensuite dans la facture des prestations établie par l’entreprise de portage en plus de vos honoraires. Ces frais seront alors remboursés à 100 % et sans plafond. Vous devez toutefois présenter une note de frais comme pièce justificative. Cette démarche est aussi valable en freelance.
Ces frais sont nécessaires au fonctionnement de votre activité de salarié porté au quotidien. Ils ne sont pas directement liés à votre mission. En conséquence, ils ne sont pas pris en charge par le client.
Les frais de fonctionnement couvrent l’achat de fournitures de bureau et de divers consommables, l’abonnement téléphonique et internet, la location ponctuelle d’un espace de coworking. L’acquisition d’équipements informatiques et leur entretien ainsi que les dépenses d’impression sont aussi inclus dans ces frais. Les abonnements à la presse spécialisée imprimée ou en ligne pour augmenter la visibilité de votre activité et les frais de prospection commerciale en font également partie.
En principe, les frais de fonctionnement peuvent être inclus dans le tarif négocié avec le client. Cette procédure vous permet alors de limiter les déductions sur le chiffre d’affaires que génère votre mission.
En tant que professionnel indépendant, vous pouvez demander conseil auprès de votre société de portage avant d’engager ces frais professionnels.
Le consultant dont les frais de mission sont directement remboursés par le client n'implique pas l’entreprise de portage salarial dans la gestion des frais. À l’inverse, un salarié porté ayant régulièrement des frais refacturables ou non s’y portera plus d’intérêt.
En effet, les notes de frais sont exonérées d’impôts et de charges sociales. Vous pouvez donc tirer pleinement profit de cette disposition légale. Il suffit de transformer une partie de votre chiffre d’affaires en remboursement de frais. Cette opération vous permettra d’économiser environ 50 % du montant brut !
À la différence de la micro-entreprise et du freelance, le portage salarial vous permet de mieux appréhender la gestion de vos frais professionnels. Comment sont pris en compte ces frais que vous engagez dans votre activité de consultant porté ?
La démarche est simple. En qualité de travailleur indépendant, la meilleure approche est de négocier avec votre client les frais professionnels qu’il peut prendre en charge. Ils doivent ensuite figurer parmi les clauses du contrat de prestation. Ces frais professionnels sont souvent exclus des frais de gestion, d’où l’intérêt d’une prise en charge séparée.
Votre entreprise de portage les intégrera systématiquement dans la facture qu’elle enverra à votre client. En effet, les règles de remboursement (classe de transport, catégorie d’hôtel, etc.) doivent être respectées en toute transparence. Les autres frais indispensables au fonctionnement de votre activité peuvent être déduits de votre compte d’activité auprès de la société de portage salarial. Vous réaliserez ainsi une économie non négligeable puisque cette part de votre chiffre d’affaires est exonérée de charge.